تحول سازمانی نوعی استراتژی بهسازی سازمان است که در اواخر دهه ۱۹۵۰ و اوایل دهه ۱۹۶ مطرح شد. اساس آن بر بینش ها و آگاهی های حاصله از پویایی های گروهی و نظریه و عملی مرتبط با تغییر برنامه ریزی شده، استوار است. حوزه تحول سازمان در راه تکاملی خود به چارچوبی منسجم از نظریه ها و کاربردها رسیده است که می تواند بسیاری از مسائل مهم انسانی موجود در سازمان را حل و فصل کند.

تحول سازمانی از سازمانها و همچنین افرادی که درون سازمانها هستند و چگونگی کارکرد آنها بحث می کند. همین طور در زمینه تغییرات برنامه ریزی شده ای که منجر به ترغیب افراد، گروهها و سازمانها به کارکرد بهتر می شود، سخن به میان می آورد.

تغییر برنامه ریزی شده مستلزم آگاهی های کلی، کار و فعالیت سخت و مجدانه در طی زمان، دارا بودن رویکردی اصولی و هدف مدار و دانشی معتبر و نافذ در مورد پویایی های سازمانی و چگونگی تغییر آنهاست. دانش معتبر و صحیح از علوم رفتاری نظیر روانشناسی، روانشناسی اجتماعی،جامعه شناسی، انسان شناسی، نظریه سیستمها، رفتار سازمانی، نظریه سازمان، عمل مدیریت به دست می آید.

ماحصل این علوم، تحول سازمانی است، که برای بهبود سازگاری و تطبیق بین افراد و سازمان، بین سازمان و محیطش و میان عناصر و اجزای سازمانی نظیر استراتژی، ساختار و فرآیندها، رهنمودهایی ارائه می دهد. این رهنمودها از طریق برنامه ها و فعالیت های ایجاد تغییر که هدف آنها رفع مشکل در شرایط خاص و مسئله ساز است، اجرا می شود.

رهبران و مجریان تحول سازمان، به کمک یکدیگر برنامه های تحول سازمان را اداره می کنند. مجریان تحول سازمانی مشاورینی هستند که در زمینه نظریه و عمل تحول سازمان، آموزشی لازم و کافی دیده اند و پویایی و تغییر سازمانی را درک کرده اند. این افراد ممکن است عضو سازمان باشند (مشاوران داخلی) یا از خارج از سازمان دعوت به مشاوره شوند (مشاوران خارجی ).

برنامه های تحول سازمانی دو هدف عمده دارند که عبارتند از:

(۱) بهبود کارکرد افراد، گروهها و سازمان

(۲) انتقال روش و مهارتهای ضروری که اعضای سازمان را قادر خواهد ساخت، پیوسته کارکرد خود را بر اساس آنها بهبود دهند.

برنامه های تحول سازمان، فعالیت ها و یا تلاش هایی بلند مدت، برنامه ریزی شده و مستمرند.

یک رهبر با وضعیتی نامطلوب مواجه می شود و در پی تغییر آن بر می آید. برای تحقق این امر، با یک متخصص تحول سازمان تماس حاصل می کند و با مساعدت ایشان به کنکاش و بررسی می پردازند که آیا برای تغییر چنین وضعیتی تحول سازمان ضروری است یا خیر؟ اگر پاسخ مثبت باشد، آنها افراد دیگری از اعضای سازمان را برای کمک در طراحی و اجرای برنامه به کار می گیرند.

موضوع مهمی که در تحول سازمانی توجه به آن ضروری است، مشارکت گسترده اعضا و مدیران سازمان در تحقق آن است. باید حتی الامکان، تعداد زیادی از افراد به منظور اجرای برنامه های تحول سازمان به کار گرفته شوند. آنگاه یک استراتژی جامع و کلی تدوین شود که یک سلسله فعالیت ها را در برداشته باشد و هر فعالیت به منظور تحقق یک نتیجه، جهت داده شود که در نهایت سازمان را به سمت اهداف مطلوب مورد نظر سوق دهد. در چنین وضعیتی ما نوعی مدل تحول سازمانی جامع داریم، اما در عملی برنامه های تحول سازمان اینقدر ساده نیستند.

تحول سازمان به مسائل و مشکلات افراد مشغول به کار در سازمان توجه زیادی دارد. در حوزه تحول سازمان توجه به مسائل و مشکلاتی از قبیل: روحیه ضعیف، بهره وری پایین، کیفیت نامطلوب کالا و خدمات، تعارض بین افراد، تعارض بین گروهها، اهداف بلند و کوتاه مدت نامشخص (چه استراتژی سازمان، چه اهداف واحدها)، سبکهای نامناسب رهبری، عملکرد گروهی ضعیف، ساختار سازمانی نامناسب، طراحی ضعیف وظایف، کم توجهی به خواسته های محیطی، روابط ضعیف با مشتری، تعارض بین اهداف واحدها و مسائلی از این قبیل حائز اهمیت اند. به طور خلاصه در مواردی که از افراد، گروهها و سازمان ها به نحوی بهینه استفاده نمی شود، تحول سازمانی می تواند شرایط را بهبود بخشد.

تغییر برنامه ریزی شده

«تغییر » بدین معناست که وضعیت جدید امور با وضعیت سابق آنها فرق کند. تغییر در همه جا متداول است؛ تغییر یکی از موضوعات ثابت اواخر دهه ۱۹۹۰ و سده آتی است. تحول سازمان به رهبران کمک می کند تا تغییر را از این منظر که «تغییر نوعی فرصت است» مد نظر قرار دهند و آن را تحقق بخشند.

بیشتر عوامل مسبب تغییر، در خارج از سازمان قرار دارند. عواملی نظیر مؤسسات دولتی، رقبا، فناوریهای جدید، مشتریان، نیروهای بازار و به طور کلی جامعه، از این جمله اند. گاهی اوقات عوامل تغییر از درون سازمان نشأت می گیرند. به عنوان مثال، روی کار آمدن مدیر جدید، منسوخ شدن کالاها یا خدمات، جهت گیری های استراتژیک جدید، کاهش سودآوری و یا افزایش در نیروهای کاری مختلف از عوامل درونی مسبب تغییرند. برای درک تحول سازمان، ضروری است در ابتدا « تغییر» فهم شود و سپس ضرورت تغییر برنام هریزی روشن شود.

برای انجام تغییر روش های مختلفی وجود دارند. برای مثال، تغییر می تواند با قصد قبلی (برنامه ریزی شده) یا تصادفی (غیر برنامه ریزی شده) صورت گیرد. میزان تغییر می تواند کم یا زیاد باشد. برحسب گستردگی و وسعت آن می تواند بر عناصر متعدد از سازمان، یا فقط بر تعداد محدودی از آنها اثر گذارد.

تغییر می تواند سریع (ناگهانی و دفعاتا) یا بطئی و آهسته (تدریجی) محقق شود. وضعیت جدید ناشی از تغییر می تواند ماهیتی کاملا متفاوت از حالت سابق داشته باشد (تغییر بنیادی) یا وضعیت جدید می تواند همان ماهیت اولیه همراه با شکل و ویژگی های جدیدی باشد (تغییر تدریجی ). هر کدام از این روشها حائز اهمیتند زیرا اقدامات و فعالیتهای متفاوتی را از رهبران و مجریان تحولی سازمان می طلبند.

تحول سازمان هر نوع تغییر را در بر میگیرد. در ابتدای شکل گیری حوزه تحول سازمان، برنامه ها و فعالیت ها معطوف به تغییرات تدریجی بود، مثلا: ایجاد تغییرات و تعدیلات جزئی در سازمان، افراد و فرآیندها. امروزه خواسته های تحمیلی بر سازمان چنان وسیع و گسترده اند که در بسیاری از موارد تغییرات اساسی ضروری است. سازمان ها تجدید ساختار می شوند؛ وظایف و فعالیتهای کاری شکلی جدید به خود می گیرند؛ قوانین بازار تغییر می کنند، ماهیت بنیادی سازمانها تغییر می یابند. در نتیجه وضعیت جدید عوامل، به طور قابل توجهی از وضعیت سابق آن متفاوت خواهد شد. مجریان تحول سازمان درگیر برنامه های مختلفی از تغییرات اساسی و تدریجی هستند.

تحول سازمان شیوه خاصی رایزنی و مشاوره

تفاوت اساسی بین تحول سازمانی و دیگر برنامه های بهسازی سازمان در نقش مشاوره ای و ارتباط با متقاضیان تحول سازمان است. مشاوران تحول سازمان نوعی رابطه مبتنی بر اعتماد متقابل با اعضای سازمان برقرار می کنند، به طوری که آنها با یکدیگر مسائل و مشکلات و فرصت ها را تشخیص داده و اقدامات عملی در مورد آنها صورت می دهند.

نقش مشاوران تحول سازمان نوعاً عبارت است از نظم دهی به فعالیت ها به منظور کمک به اعضای سازمان در حال مسائل و مشکلات خود و کمک به آنها تا یاد بگیرند که کار را به نحوی بهتر انجام دهند. مشاوران تحول سازمان علاوه بر آن که با اعضاء نوعی تشریک مساعی دارند، تعلیم دهنده نیز هستند و اعضای سازمان را در یافتن راه های اثربخش کار کردن در هنگام وجود مشکلات کمک می کنند. آنها نوعاً راه حلی برای رفع مشکلات ارائه نمی دهند، بلکه به عنوان تسهیل کننده و یاری دهنده، عمل می کنند، نه به عنوان مشاوران متخصص و خبره.

مجریان تحول سازمان به مشتری یا متقاضی می آموزند که چگونه مسائل و مشکلات خود را حل کند. دادن آزادی عمل به کارکنان تا قادر شوند که مسائل و مشکلات خود را بهتر حل کنند، تجلی سیمای مشخص تحول سازمانی است. این روش در ادبیات و متون تحول سازمان به عنوان نوسازی خویشتن (self-renewal) یا یادگیری چگونه آموختن (learning how to learn) یا یادگیری سازمانی (organizational learning) نامیده شده است. یعنی شیوهای که اشاره به یاد دادن مهارت و دانش مورد نیاز برای خود بهسازی مستمر دارد. این روش مشاوره، موجب افزایش شایستگی، رشد، یادگیری و توانمندسازی در سراسر سیستم متقاضی تحول می شود. این قبیل اهداف و روش های مشخص مشاوران تحول سازمان برای ایجاد تغییر دائمی مثبت، بسیار مؤثر است.

تحول سازمان فرآیندی است که توجه خود را به فرهنگ، فرآیندها و ساختار مورد استفاده یک سیستم جامع معطوف می دارد.

فلسفه وجودی تحولی سازمان در جمله فوق الذکر خلاصه می شود.

فرآیند، جریانی مشخصی از فعالیت های وابسته به هم است که در جهت اهداف یا نتایج نهایی حرکت می کنند. تحول سازمان نیز یک فرایند است. تحولی سازمان به طور مستمر صورت می گیرد و یک سلسله از فعالیتهای مشخصی و پویاست، نه روشی ماشینی و گام به گام.

هر سازمانی مسائل و مشکلات و فرصت های منحصر به فرد خود را دارد. این بدین معناست که هر برنامه تحول سازمان نیز به خودی خود یک برنامه منحصر به فرد است. با وجود این، همه برنامه های تحول سازمانی، جریانها یا فرآیندهای مشخصی از فعالیت های وابسته به هم هستند که در طی زمان به سوی تحقق اهداف تحول سازمان و بهسازی فردی در حرکتند. در نظر گرفتن تحول سازمان به عنوان فرآیندی پویا به شما کمک می کند تا آنچه را که در این رشته بدان پرداخته می شود درک کنید.

فعالیتهای اصلی در تحول سازمان عبارتند از: احساسی مشکلی که باید حل شود یا خطایی که باید اصلاح شود، تعیین شرایط وضعیت برای آنچه اتفاق می افتد، برنامه ریزی و مبادرت به اقداماتی برای تغییر شرایط مسئله ساز، ارزیابی آثار این اقدامات، انجام تعدیلات لازم و تکرار این فرآیند. بنابراین تحول سازمان فرآیندی تکراری است مشتمل بر فعالیت های تشخیصی، انجام اقدامات و مجدداً تشخیص و انجام اقدامات. همه برنامه های تحولی سازمان فرایندهای پیچیده ای از اهداف به اقدامات  و اهداف جدید به اقدامات جدید، هستند.

مدل اقدام پژوهی

تحول سازمان را به عنوان فرایند شناخت، انجام اقدامات، شناخت مجدد و انجام اقدامات جدید توصیف کردیم. اقدام پژوهی، شکلی متفاوت با تحول سازمان به خود می گیرد. اقدام پژوهی اساساً آمیخته ای از عناصر سه گانه است. این عناصر عبارتند از: ماهیت بسیار مشارکتی کار پژوهشی، نقش مشاور به عنوان همکار، تسهیل کننده و آموزش دهنده و فرایند تکراری شناخت و اقدامات عملی.

مدل اقدام پژوهی که در تحول سازمان به کار می رود مشتمل است بر: (۱) شناخت یا تشخیص اولیه (مقدماتی)، (۲) گردآوری اطلاعات اولیه از گروه متقاضی تحول، (۳) بازخورد اطلاعات به گروه متقاضی، (۴) بازیابی اطلاعات اولیه از طریق گروه متقاضی، (۵) برنامه ریزی انجام اقدامات به وسیله گروه متقاضی و (۶) انجام اقدامات به وسیله گروه متقاضی؛ که با کمک مجری تحولی سازمان به عنوان تسهیل کننده در سراسر فرایند، محقق می شود.

مشارکت گسترده گروه متقاضای تحولی در فرایند سازمان باعث ایجاد اطمینان از حصول اطلاعات صحیح تر، تصمیم گیری و انجام بهتر اقدامات می شود و تعهد نسبت به اجرای برنامه را افزایش می دهد. مدل اقدام پژوهی بسیار مؤثر و کارساز است؛ وقتی که از ایده ها و نیروهای تعداد زیادی از افراد استفاده شود نتایج بهتری به دست خواهد آمد.

ماحصل اقدام پژوهی هم تغییر است و هم دانش جدید. تغییر بر اساس اقدامات صورت گرفته رخ می دهد. دانش جدید از بررسی نتایج اقدامات انجام شده منتج می شود. گروه متقاضی یاد می گیرد چه کاری انجام دهد و چه کاری انجام ندهد.

منبع: کتاب مدیریت تحول در سازمان – نویسندگان: وندال فرنچ – سیسیل اچ بل – مدیران ایران