بودجه ریزی عملیاتی نیازمند اطلاعات قابل اطمینانی ازهزینه واحدهای محصول یا پیامد حاصله می باشد. متاسفانه اطلاعات برنامه ای و هزینه ای همیشه ارایه نشده و یا در حد کافی به منظور استفاده تصمیم گیران وجود ندارد

بودجه ریزی عملیاتی، یک فرآیند جاری است که همه مدیران یک سازمان را از رییس سازمان گرفته تا تک تک مدیران برنامه ها و مدیران سازمان های تابعه درگیر می کند. این فرآیند شامل یک چرخه بازخور است که اطلاعات صحیحی را در اختیار مدیران عالی برای مدیریت فعالیت های خود قرار می دهد

الزامات بودجه عملیاتی

در رابطه با بودجه عملیاتی نکات زیر در خور توجه است:

۱ – تنظیم برنامه و کنترل عملیات: مبنای برآورد هزینه در تنظیم بودجه برحسب عملیات، همان برنامه عملیاتی می باشد و در نتیجه رابطه بسیار نزدیکی بین تنظیم بودجه و اجرای بودجه ایجاد می گردد. برنامه عملیات مبنای اعتبارات به شمار می رود و با استقرار سیستم گزارش های جامع و دقیق می توان در فواصل معین (مثلا در آخر هرماه) مقدار عملیات انجام یافته را با عملیات پیش بینی شده مقایسه کرد و انحرافات نتایج عملیات از برنامه عملیات را (که مبنای برآورد هزینه و اعطای اعتبارات بوده است) مشخص نمود. بدین ترتیب تهیه برنامه عملیات و استقرار سیستم گزارش ها که لازمه تنظیم بودجه برحسب عملیات می باشد وسیله موثری به منظور کنترل عملیات، یعنی مقایسه عملیات انجام یافته با عملیات پیش بینی شده و جلوگیری از وقوع یا تکرار انحرافات محسوب می گردد و بدین جهت نظارت مرکزی مقامات عالیه یک سازمان را تسهیل می نماید.

۲ – تجدید نظر و تصویب برآورد های بودجه: تنظیم بودجه برحسب عملیات موجب بهبود کیفیت و تجدیدنظر در برآورد های بودجه (مخصوصا در مرحله قانونگذاری) می گردد. تنظیم بودجه برحسب عملیات موجب می شود که مقامات قانونگذار نقش مهمی در جریان تجدیدنظر نهایی بودجه ایفا ننمایند. علت اصلی این موضوع آن است که بودجه عملیات طبق فنون و روش های خاصی تنظیم می گردد که مبتنی بر بررسی های تخصصی است، به علاوه مطالعه بودجه عملیاتی مستلزم صرف وقت و مداخله زیاد است. بدین جهت غالبا اعتبارات درخواستی سازمان های اجرایی را به همان شکل و نحوه ای که تقدیم می گردد تصویب می کند. در نتیجه تنظیم بودجه برحسب عملیات موجب می گردد که قانونگذار بدون دلیل و منطق قوی از تقلیل اعتبارات خودداری نماید. در عین حال این مساله برای اشخاصی که کنترل پارلمانی دخل و خرج مملکتی را لازمه دموکراسی می دانند طبعا نگرانی ایجاد می کند. شکی نیست که تنظیم بودجه برحسب عملیات عملا بر توان علمی قوه مجریه در تدوین بودجه و اجرای آن می افزاید.

۳ – عدم تمرکز در عمل برآورد هزینه: یکی از مزایای دیگری که برای تنظیم بودجه طبق عملیات قایل می شوند، عدم تمرکزی است که ظاهرا عمل برآورد هزینه ایجاد می کند. در بودجه عملیاتی برآورد هزینه برمبنای عملیات و برنامه های مختلف سازمان انجام می گیرد و بدین جهت برآورد هزینه در مراحل اولیه توسط افرادی صورت می گیرد که نظارت مستقیم بر عملیات را به عهده دارند، مانند روسای دوایر و شعبه های سازمان، بدین ترتیب برآورد هزینه از طبقات تحتانی سازمان شروع می شود و به ترتیب سلسله مراتب اداری مورد تجدیدنظر و جرح و تعدیل مقامات بالاتر قرار می گیرد. بدیهی است این عمل در صورتی مفید است که روسای واحد های طبقات پایین سازمان مقدار هزینه را واقعا و از روی صداقت بر مبنای عملیات برآورد نمایند والا چنانچه واحد های نامبرده ابتدا اعتبارات خود را برحسب تعداد کارمندان و وسایل و ملزومات و غیره در نظر بگیرند و بعد برنامه عملیات را طوری تنظیم و هزینه عملیات را به نحوی برآورد کنند که اعتبارات پیشنهادی ایشان را صرف نظر از مخارج واقعی عملیات توجیه نماید، در این صورت تنظیم بودجه برحسب عملیات نتایج مطلوب را به دست نخواهد داد.

نخستین شرط در تنظیم و تدوین بودجه برحسب عملیات، طبقه بندی عملیاتی است که سازمان های دولتی انجام می دهند. کلیه عملیات مشابهی که برای اجرای هدفی خاص لازم است، باید تحت عنوان یک برنامه مجتمع، مسوولیت اجرای آن به عهده سازمان واحدی واگذار گردد. در شرایط کنونی بسیاری از عملیات مشابه که هدف واحدی دارند توسط دستگاه های مختلف دولتی اجرا می گردند. حتی تقسیم کار بین دوایر و ادارات یک سازمان به نحوی است که از تکرار و اشتراک وظایف جلوگیری به عمل نمی آید، در نتیجه حدود مسوولیت و جوابگویی موسسات دولتی به دقت معلوم نیست و تعیین هزینه عملیاتی که هدف واحدی را در بر دارند میسر نمی باشد.

بنابراین شرط اولیه، اجرای نظریه جدید، برآورد هزینه به تفکیک برنامه ها و عملیات سازمان های دولتی است و برای این منظور کلیه عملیات مشابهی که برای اجرای هدف واحدی اجرا می گردند، باید جمعا در یک واحد سازمانی متمرکز شوند و از موازی کاری و انجام یک فعالیت مشابه در دستگاه های متعدد اجتناب شود.

فواید بودجه عملیاتی

هنگامی که منابع محدودتر می گردند، مزایا و منافع بودجه عملیاتی روشن تر می شوند، بودجه ریزی عملیاتی به تصمیم گیران کمک می نماید تا به وسیله وجوه محدودتر به بیشترین مقادیر ارزشی از طریق افزایش کارایی و اثربخشی سیاست های دولت دست یابند. داده های مقایسه ای این امکان را به سیاستگذاران می دهد که نتایجی را که از طریق سطوح مختلف وجوه قابل دستیابی است، بررسی نمایند. مدیران نیز می توانند به تعیین اولویت ها از میان نیاز های رقابتی که دارند اقدام نمایند و نتایج تصمیمات را خود مستقیما در روند های عملکرد مشاهده نمایند. شرکت های دولتی نیز بایستی در مقابل پیامد برنامه هایی که در راستای ایجاد نتایج موردنظر ناکام مانده و موجب از دست رفتن وجوه می شود، مسوول و پاسخگو باشند.

بودجه ریزی عملیاتی همچنین مدیریت داخلی شرکت ها را بهبود می بخشد، مدیران نسبت به آنچه که از شرکت ها انتظار می رود و با کمک قرارداد های عملیاتی نوشته شده، کاملا آگاهند. شرکت های دولتی، اندازه گیری بودجه های عملیاتی را که خود جزئی از بودجه ریزی عملیاتی است، تجربه کرده اند و آن را تحت ویرایش مشترک از بالا به پایین که به مفهوم کار هماهنگ کلیه سطوح می باشد گزارش می دهند. منفعت دیگر این روش، تمرکز بیشتر و بهتر پیرامون رضایت مشتری و ایجاد شواهد و مدارک تجربه ارزیابی های عملکردی افراد می باشد. همچنین شرکت های دولتی بهبود های تحقق یافته در سیستم های تکنولوژی اطلاعات را که گام موردنیاز جهت تهیه داده های کمی عملکردی است، گزارش می دهند و اکثرا این بهبود ها برای مدیریت شرکت را می توان به سادگی با حرکت به حیطه بودجه ریزی عملیاتی به دست آورد، اگرچه ممکن است به صورت کامل حاصل نگردد. به طور خلاصه فوایدی را که برای تنظیم بودجه عملیاتی شمرده شده است، به قرار زیر می باشد:

۱ – بهبود چگونگی طرح و تنظیم برنامه.

۲ – امکان نظارت موثر در اجرای عملیات.

۳ – تسهیل و بهبود تجدید نظر بودجه در کلیه مراحل اجرایی و علی الخصوص در مرحله قانون گذاری.

۴ – عدم تمرکز درعمل برآورد هزینه.

۵ – بهبود روابط دولت با مردم از طریق انتشار اطلاعات صریح و روشن درباره برنامه های عمومی.

مزایای بودجه ریزی عملیاتی چیست؟

بودجه ریزی عملیاتی، یک فرآیند جاری است که همه مدیران یک سازمان را از رییس سازمان گرفته تا تک تک مدیران برنامه ها و مدیران سازمان های تابعه درگیر می کند. این فرآیند شامل یک چرخه بازخور است که اطلاعات صحیحی را در اختیار مدیران عالی برای مدیریت فعالیت های خود قرار می دهد. یک بودجه عملیاتی در نهایت منجر به بهره برداری اثربخش تر از منابع سازمان خواهد شد. مدیران قادر خواهند بود از منابع در راستای دستیابی به اهداف مورد انتظار تبیین شده در بودجه به طور اثربخش تری بهره برداری کنند. اساسی ترین مزایای بودجه عملیاتی عبارتند از:

۱ – ابزار ارزشمندی برای تشخیص: بودجه ریزی عملیاتی ابزار ارزشمندی برای ایجاد یک درک بنیادی و اساسی از تلفیق بین منابع به کار گرفته شده و عملکرد ایجاد شده می باشد. مسوولان برنامه ها فرصتی برای بررسی اثر متقابل درونی بین منابع و نتایج مورد انتظار در دست دارند. این تجربه به شکل مطلوبی مدیریت کلی برنامه ها را بهبود می بخشد.

۲ – ابزار معین جهت توجیه بودجه: یک بودجه عملیاتی اثر بخش، شفافیت بیشتری نسبت به عملکرد برنامه ها، سازمان ها و واحد ها در مقایسه با بودجه مرسوم کنونی به دست می دهد. یک بودجه عملیاتی با استفاده از هزینه یابی دقیق و کامل شاخص های فعالیت ها به عنوان زیر بنای ساختار خروجی های برنامه ها و اهداف عملکردی، ابزار ارزشمندی را برای ارزیابی چگونگی تاثیر تغییر میزان هزینه ها بر نتایج فراهم می آورد.

۳ – زیربنای سیستم جامع مدیریت عملکرد و نقطه شروع نظارت بر اثربخشی: سازمانی: بودجه عملیاتی می تواند زیر بنای ایجاد یک سیستم جامع مدیریت عملکرد در متن برنامه استراتژیک یک سازمان باشد. یک بودجه عملیاتی نشان می دهد که چگونه مبالغ بودجه برعملکرد یک برنامه (مانند فعالیت ها، شاخص های فرآیند و خروجی ها) اثر می گذارد و همچنین چگونه این عملکرد بر نتایج نهایی مورد انتظار

اثر گذار است. یک بودجه عملیاتی مطلوب نقطه شروعی برای نظارت برعملکرد سازمان را برای مدیران فراهم می آورد.

۴ – امکان وجود اهداف دوبخشی در برنامه ها: یک بودجه عملیاتی قابلیت طراحی اهداف دوبخشی به منظور اندازه گیری ابعاد «هزینه» و «نتیجه» را دراختیار می گذارد. بخشی از اهداف می تواند مربوط به نتایج مطلوب (مانند ۸۰درصد تعیین سطح کارآموزان برای آموزش های شغلی پایه) و بخش دیگر هدف، مربوط به اجرای برنامه با هزینه واحد مشخص (مانند هزینه هر کارآموز معادل ۰۰۰۰۰۰ ۲۰ ریال) باشد. سپس دو بخش هدف با یکدیگر ترکیب می شوند تا هدف معنا دار شود. با استفاده از اطلاعات هزینه واحد در بودجه عملیاتی می توان بهبود عملکرد را کاهش هزینه هر واحد در نظر گرفت. تجربه نشان داده است که این نوع کاربری بودجه ریزی عملیاتی در مدیران برنامه ها انگیزه خوبی برای یافتن شیوه های نوین و ابداعی جهت کاهش هزینه ها و در عین حال دستیابی به نتایج بهتر ایجاد می کند، به ویژه هنگامی که سیستم «کارمزدی» در سازمان جاری است.

۵ – فراهم آوردن اطلاعات مربوط به هزینه های واحد قابل مقایسه: بودجه عملیاتی اطلاعات مقایسه ای مفیدی را تولید می نماید. اگر یک واحد استانی هزینه واحد فعالیت های خود را زیر حد نرمال و میانگین به دست آورد، مدیران سازمان می توانند اقدامات خلاقی را که منجر به چنین صرفه جویی شده است، شناسایی کرده و آن را به عنوان تجربه موفق در اختیار دیگر سازمان ها قرار دهند. مدیران برنامه ها همچنین می توانند از اطلاعات مقایسه ای برای درک بهتر اقدامات اجرایی خودشان نیز بهره مند شوند. مدیران می توانند با شناسایی عوامل مختلفی که منجر به هزینه برای برنامه ها می شود، فرآیند و استراتژی های جایگزینی را که ممکن است مقرون به صرف تر باشد به کار گیرند.

۶ – امکان اتخاذ تصمیمات عینی و موثر: بودجه ریزی عملیاتی امکان اتخاذ تصمیمات عینی و موثر در مورد تامین منابع خدمات از بیرون سازمان را تسهیل می سازد. مدیران سازمان های دولتی باید مجموع هزینه های یک فعالیت (شامل تمام هزینه های مستقیم و سربار) و همچنین سطح نتایجی را که تاکنون به دست آمده است، بدانند.

موانع بودجه عملیاتی

در جهت اجرای بودجه ریزی عملیاتی موانع عمده ای وجود دارد. نخستین مانع، دستیابی به توافق، پیرامون ملاک های مناسب عملیات (عملکرد) می باشد. اندازه گیری فعالیت ها (یاستانده ها) در بسیاری از موارد به سادگی امکان پذیر است، لیکن اندازه گیری محتوایی که آنها از طریق آن به نتایج مطلوب دست یابند، مشکل می باشد. با این وجود هنوز ارتباط مستقیم بین منابع به کار رفته و پیامدهای نهایی، کاملا برای بودجه ریزی عملیاتی مورد نیاز می باشد.

مانع دیگر، استفاده مناسب از وجوه می باشد. بودجه ریزی عملیاتی ملزم می دارد که وجوه مطابق با فعالیت های برنامه ای تخصیص یابند که انتظار می رود در راستای پیامدهای مطلوب باشند و تخصیص وجوه بدین صورت مشکل است.

سومین مانع فقدان داده های کافی هزینه ای می باشد، بودجه ریزی عملیاتی نیازمند اطلاعات قابل اطمینانی از هزینه واحدهای محصول یا پیامد حاصله می باشد. متاسفانه اطلاعات برنامه ای و هزینه ای همیشه ارائه نشده یا در حد کافی به منظور استفاده تصمیم گیران وجود ندارد و یا به منظور پیش نیازهای حساب داری عمومی جهت استفاده مودیان مالیاتی قابل اطمینان نیستند.

مانع چهارم، موضوع اندازه گیری حجم عملیات می باشد، برای اندازه گیری حجم عملیات واحد سنجش لازم است. مانند یک متر مربع که سمپاشی می شود یا هر برگ جریمه مالیاتی که صادر می گردد و غیره. واحد اندازه گیری باید قابل شمردن و آشنا به ذهن باشد، کوشش به کار رفته را آشکار سازد. به مرور زمان ثبات خود را از دست ندهد و معرف مقدار واقعی محصول باشد. برخی از عملیات دولتی بدین طریق قابل اندازه گیری و سنجش نیستند ولی می توان برای اغلب فعالیت های سازمان های عمومی واحد اندازه گیری انتخاب یا تعریف نمود.

مشکل دیگر، موضوع محاسبه برآورد هزینه است. برای محاسبه برآورد هزینه عموما دو روش به کار می رود، یکی حسابداری قیمت تمام شده و دیگری محاسبه زمانی. طبق روش اول هزینه هر واحد محاسبه و در مجموع واحدها ضرب می شود. این روش نظر به اینکه شامل کلیه عناصر هزینه است به روش دیگر برتری دارد، ولی در به کار بردن آن همان گونه که بیان شد دو مشکل عمده وجود دارد. به کار بردن این روش مستلزم استقرار یک سیستم حسابداری بسیار پیچیده و مشکلی است که در شرایط کنونی در کشور ما بسیار دشوار است. به علاوه چون هزینه هر واحد برحسب معیار پول محاسبه می شود، تغییرات قیمت ها که در کشور ما مساله اقتصادی مهمی است، مقایسه هزینه عملیات را در سال های مختلف فوق العاده مشکل می سازد. نظر به این مشکلات بعضی از کشورها روش زمانی را به کار می برند.

مساله دیگری که در تنظیم بودجه برحسب عملیات فوق العاده اهمیت دارد، موضوع درستی و بی نظری کارکنان مسوول است. برآوردهای بودجه، بر مبنای اطلاعات و گزارش هایی تنظیم می گردد که از طرف پرسنل مامور اجرای عملیات تهیه می شوند، چنانچه گزارش های مورد نظر مبتنی بر حقایق و واقعیات نباشد در این صورت برآوردهای مربوط، میزان هزینه ها را طبق نیازمندی های واقعی نشان نخواهد داد. مثلا چنانچه در یک دوره معین ۵۰۰ پروانه ساختمانی صادر شده باشد ولی ۷۰۰ پروانه گزارش داده شود و یا مقدار زمانی که مثلا برای صدور یک پروانه مصرف شده یک ساعت باشد ولی ۲ ساعت گزارش داده شود، در این صورت هزینه ها بیش از میزان واقعی برآورد خواهند شد. مشکل عمده این عمل در این است که اطلاعات غلط و خلاف واقع، مبنای پیش بینی هزینه ها و تصویب آن قرار می گیرد. از این رو، رشد اخلاقی، صداقت و درستی کارکنان از شرایط اساسی تنظیم بودجه عملیاتی به شمار می رود، به علاوه کارمندان مسوول تنظیم بودجه باید اطلاعات کامل و درستی درباره فنون و روش های مربوطه داشته و دوره کارآموزی لازم را طی کرده باشند.

با توجه به مطالب فوق انتخاب واحدی که واجد خصوصیات مذکور باشد مشکل است و احتیاج به بررسی عمیق و تجربه فراوان دارد در این خصوص بسترهای لازم تاکنون در کشور ما فراهم نشده و شکل نگرفته است، در واقع انتخاب اولیه واحد اندازه گیری ممکن است چندان به نظر مشکل نیاید ولی تنها در اثر تجربه و با مرور زمان می توان صحت آن را تعیین نمود، همچنین واحدهای کار، حجم عملیات را از نظر کمی نشان می دهند و معرف چگونگی و کیفیت اجرای آن نیستند.

عناصر کلیدی در بودجه عملیاتی

عناصر کلیدی بودجه ریزی عملیاتی را می توان به طور خلاصه به صورت زیر بیان نمود:

۱ – اهداف قابل سنجش ۲- استراتژی ها ۳- برنامه های عملیاتی ۴- معیارهای سنجش عملکرد

۵- اولویت بندی و تخصیص منابع ۶- جمع آوری و پایش نتایج ۷- ارزش یابی، بازنگری، ارزیابی و گزارش نتایج

روش های اجرای بودجه ریزی عملیاتی

بودجه ریزی عملیاتی را به طرق گوناگونی از جمله حسابداری قیمت تمام شده – کارسنجی یا اندازه گیری حجم کار- ثابت بودن هزینه کل و روش تخصیص بودجه سرانه اجرا می نمایند. در زیر به طور اجمال به توضیح دو روش اندازه گیری حجم کار یا کارسنجی که هم اکنون در حال پیاده شدن و در دست اجرا است و روش قیمت تمام شده که قرار است از سال دوم برنامه اجرایی شود اشاره می گردد:

روش حسابداری قیمت تمام شده به لحاظ در نظر گرفتن کلیه عناصر هزینه (حقوق و دستمزد وسایل و ملزومات و حتی استهلاک) روش کاملی است اما اجرای آن به دلایل پیش گفته و نیز به دلیل تغییر مداوم قیمت ها و دستمزدها، که به تبع آن هزینه واحد کار نیز باید دائما محاسبه و تغییر داده شود، عملا در بسیاری از موسسات اجرایی نیست. روش حسابداری قیمت تمام شده به لحاظ مراحل تنظیم بودجه ریزی عملیاتی، طبق حسابداری قیمت تمام شده به قرار زیر است:

۱ – طبقه بندی عملیات ۲- انتخاب واحد اندازه گیری ۳- پیش بینی حجم عملیات ۴- برآورد هزینه یک واحد کار ۵- محاسبه هزینه عملیات.

تنظیم بودجه ریزی عملیاتی طبق روش اندازه گیری کار یا کار سنجی

روش اندازه گیری کار: از آنجایی که پیاده سازی روش حسابداری قیمت تمام شده به لحاظ محدودیت های پیش رو در حال حاضر مقدور نیست، از این رو، روش اندازه گیری حجم کار برای برآورد هزینه های اداری و پرسنلی در بسیاری از موسسات توصیه می شود. این روش فقط با یکی از عناصر هزینه، یعنی مقدار زمان صرف شده برای تکمیل یک واحد کار ارتباط دارد و سایر هزینه های استهلاک که در روش قیمت تمام شده محاسبه می شوند در این روش در نظر گرفته نمی شوند. برای اندازه گیری کار در این شیوه دو روش معمول است یکی روش بررسی های زمانی (Time study) و دیگری تجزیه و تحلیل آماری (sences Analysis). بررسی های زمانی عبارت است از «محاسبه دقیق زمان لازم برای انجام دادن یک عمل معین از طریق بررسی حرکات، ابزار و وسایل و روش های خاصی که در انجام دادن آن عمل به کار می رود. مقدار زمان مذکور معمولا بر حسب ساعت- نفر که برای تکمیل یک واحد کار صرف می شود، تعیین می گردد، که آن را معیار زمانی می گویند». این روش در بدو امر در کارخانه های تولیدی معمول شد، اما به کار گیری آن در دستگاه های دولتی و خصوصا در مورد کارکنان به لحاظ مقاومت منفی برخی از پرسنل مناسب به نظر نمی رسد.

روش تجزیه و تحلیل آماری بر اساس بررسی مقدار کار انجام شده برای تکمیل یک واحد کار، و زمانی که برای آن مصرف می شود به برآورد هزینه ها می پردازد. بدین منظور لازم است ابتدا با جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات لازم و مربوط به کار مورد نظر، واحد اندازه گیری مناسب را انتخاب و سپس مدت زمان لازم برای اجرای این کار را بر اساس واقعیات موجود تعیین نمود. بدین ترتیب مدت زمان لازم برای تکمیل یک واحد کار که اصطلاحا هنجار خوانده می شود محاسبه می گردد. باید توجه داشت که معیار مورد نظر با استفاده از اندازه گیری های دقیق علمی محاسبه می شود و مدت زمانی را که باید برای انجام دادن یک کار صرف شود تعیین می کند. در حالی که هنجار بر اساس بررسی و تجزیه و تحلیل آماری محاسبه شده، زمان لازم و واقعی برای انجام دادن یک کار را در عمل مشخص می سازد.

از این رو روش اندازه گیری کار برای برآورد هزینه های اداری و پرسنلی بسیاری از موسسات توصیه می شود. استقرار سیستم اندازه گیری کار شامل پنج مرحله اساسی به شرح زیر است:

۱ – انتخاب حوزه کار ۲- انتخاب واحد کار برای اندازه گیری مقدار محصول ۳- تهیه گزارش های آماری صحیح درباره مقدار محصولی (خدماتی) که در هر یک از حوزه های کار در فواصل معین به دست آمده و مدت زمان صرف شده ۴- انتخاب هنجار برای عملیات در هر حوزه کار ۵ – پیش بینی تعداد کارکنان مورد لزوم و برآورد هزینه های پرسنلی.

طبق این روش با به کار بردن روش های آماری که شرح آن را در این مختصر نمی گنجد تعداد ساعاتی را که برای اجرای هر یک از عملیات قابل سنجش است محاسبه می نمایند سپس از روی تعداد ساعات مذکور تعداد کارکنان مورد نیاز را مشخص و با در نظر گرفتن میزان حقوق سالیانه آنها هزینه های پرسنلی را تعیین می نمایند. روش مذکور از طریق حسابداری قیمت تمام شده آسان تر است و بعضی از مشکلات آن را ندارد و چون هزینه های پرسنلی قسمت اعظم مخارج دولت را تشکیل می دهند، به کار بردن این طریقه مورد استقبال برخی از کشورهای پیشرفته نیز قرار گرفته است. لیکن استفاده از این روش در کشور ما با اشکالات فراوانی رو به رو خواهد شد. یکی از اشکالات مزبور پیش بینی حجم عملیات است. در دست نداشتن آمار و اطلاعات دقیق درباره میزان عملیات گذشته، پیش بینی حجم عملیات طی دوره آینده با دقت قابل اطمینان امکان پذیر نیست، به علاوه تعیین معیار، یعنی مقدار زمانی که باید برای تکمیل یک واحد به خصوص از عملیات به کار برد، آسان نیست. گذشته از اشکالات فنی تعیین معیار نام برده، استفاده از چنین روشی در عمل ممکن است با مخالفت های شدید کارکنان مواجه گردد. این موضوع مهم نباید فراموش شود که یکی از هدف های اساسی تنظیم بودجه بر حسب عملیات، تعیین تعداد کارکنان مورد نیاز برای اجرای عملیات مختلف طبق روش های علمی است. حال چنانچه بیش از تعداد لازم کارمند وجود داشته باشد و به جهاتی متعدد این امکان وجود نداشته باشد که آنها از کار برکنار شوند، بدیهی است در این صورت به کار بردن روش های فوق جز یک تمرین علمی نتیجه دیگری در بر نخواهد داشت. معضلی که هم اکنون برخی از کشورها از جمله کشور ما با آن مواجه اند.

روش بودجه ریزی بر مبنای فعالیت (ABB)

پیش از وارد شدن به این مقوله، ارائه چند تعریف از فعالیت ضروری است:

فعالیت یعنی همه وظایفی که باید برای تحقیق یک رویداد انجام گیرد. یا یک سلسله عملیات و خدمات مشخصی که برای تحقق بخشیدن به هدف های برنامه سالانه طی یک سال اجرا می شود و هزینه آن از محل اعتبارات جاری تامین می شود.

فعالیت ها با هدفی برای ایجاد بهره وری انجام می شوند. در ادبیات هزینه یابی فعالیت، به این هدف، «هدف هزینه» می گویند. تعریف اهداف هزینه بستگی به پشتیبانی برای تصمیمات دارد که از سوی تکنیک هزینه یابی فعالیت انتظار می رود. اهداف هزینه ممکن است محصولات یا خدماتی باشد که به مشتریان ارائه می شود و یا ممکن است خدمات داخلی از قبیل «آموزش داخلی» یا «تعیین جا و مکان فروشگاه» باشد.

هنگامی که هزینه یابی فعالیت برای اصلاح فرآیندها مورد استفاده قرار می گیرد، فعالیت ها به ارزش آفرین (ارزش افزوده) و غیر ارزش آفرینی (غیرارزش افزوده) دسته بندی می شوند. این دسته بندی توسط اهداف هزینه های مناسب با تجزیه و تحلیل موردنظر تعیین می شود.

فعالیت ها با هدفی برای ایجاد بهره وری انجام می شوند. در ادبیات هزینه یابی فعالیت، به این هدف، «هدف هزینه» می گویند. تعریف اهداف هزینه بستگی به پشتیبانی برای تصمیمات دارد که از سوی تکنیک هزینه یابی فعالیت انتظار می رود. اهداف هزینه ممکن است محصولات یا خدماتی باشد که به مشتریان ارائه می شود و یا ممکن است خدمات داخلی از قبیل «آموزش داخلی» یا «تعیین جا و مکان فروشگاه» باشد.

هنگامی که هزینه یابی فعالیت برای اصلاح فرآیندها مورد استفاده قرار می گیرد، فعالیت ها به ارزش آفرین (ارزش افزوده) و غیر ارزش آفرینی (غیرارزش افزوده) دسته بندی می شوند. این دسته بندی توسط اهداف هزینه های مناسب با تجزیه و تحلیل موردنظر تعیین می شود. یکی از ابزار مدیریتی برای ایجاد توانایی در تعیین هزینه های واقعی در ارتباط با تولید یک محصول یا خدمت، تکنیک «هزینه یابی فعالیت»

(Activity Based Costing) است که توسط کوپروکاپلان و همکاران آنان به وجود آمد و رویکرد جدیدی را به حسابداری و بودجه ریزی تحت عنوان «هزینه یابی بر اساس فعالیت» و «بودجه ریزی براساس فعالیت» پدید آورد. هزینه یابی براساس فعالیت را به اختصار هزینه یابی فعالیت یا (ABC) نیز می خوانند. این تکنیک صاحبان کار و فرآیند را به سمت شناسایی و ردیابی هزینه های مستقیم و غیرمستقیم و تخصیص دقیق آنها به فعالیت هایی که در فرآیند تولید یک محصول یا خدمت نقش دارند، هدایت می کند.

از اطلاعات به دست آمده توسط سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت استفاده های متعددی می شود، یکی از استفاده ها، بودجه ریزی بر مبنای فعالیت می باشد. کوپر و کاپلان فرآیند بودجه ریزی بر مبنای فعالیت را عکس هزینه یابی بر مبنای فعالیت می دانند و در خصوص نحوه به وجود آمدن سیستم بودجه ریزی فعالیت می گویند:

نیاز به بودجه ریزی بر مبنای فعالیت از آنجا ناشی شده است که در فرآیند بودجه ریزی سنتی در سازمان ها مشاهده گردید که بودجه ها همانند سال گذشته، تنظیم می شود. عیب بزرگ سیستم بودجه ریزی سنتی این است که به مسائلی نظیر کارآیی، اثربخشی و استفاده کار از منابع کمتر توجه می نماید.